RGPD: nouvelles responsabilités des sociétés et enjeux pour la protection des données

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un texte législatif européen qui régit la manière dont les entreprises collectent, traitent et stockent les données personnelles de leurs clients et employés. Depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018, ce règlement a considérablement renforcé les droits des individus sur leurs données tout en imposant de nouvelles responsabilités aux sociétés. Cet article vous présente un panorama complet des obligations qui pèsent désormais sur les entreprises ainsi que des conseils pratiques pour vous mettre en conformité avec le RGPD.

Les principes fondamentaux du RGPD

Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux, dont voici les plus importants :

• La licéité, loyauté et transparence : Le traitement des données doit être effectué de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis de la personne concernée.
• La limitation des finalités : Les données collectées doivent être utilisées uniquement pour des finalités précises, explicites et légitimes.
• La minimisation des données : Seules les données strictement nécessaires à la réalisation de ces finalités doivent être collectées.
• L’exactitude : Les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour régulièrement.
• La limitation de la conservation : Les données doivent être conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
• L’intégrité et la confidentialité : Les données doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité, notamment en les protégeant contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.

Les nouvelles responsabilités des sociétés

Afin de garantir le respect de ces principes, le RGPD impose aux entreprises plusieurs obligations, dont :

• La désignation d’un responsable du traitement des données (DPO) : Cette personne doit veiller à ce que l’entreprise se conforme aux exigences du RGPD et sert d’interlocuteur privilégié avec les autorités de contrôle.
• L’établissement d’un registre des traitements de données : Ce document doit recenser tous les traitements de données effectués par l’entreprise, y compris ceux réalisés par des sous-traitants.
• La mise en place de mesures de sécurité adéquates : Les entreprises sont tenues d’adopter des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des données qu’elles traitent.
• La réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) : Cette étude doit être menée avant toute mise en œuvre de nouveaux traitements susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées.
• La notification des violations de données : En cas de violation de données, l’entreprise doit en informer l’autorité de contrôle compétente dans un délai de 72 heures et, si nécessaire, les personnes concernées.
• Le respect des droits des individus sur leurs données : Les entreprises doivent veiller à ce que les personnes concernées puissent exercer leurs droits (accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement, portabilité) dans les meilleurs délais.

Les sanctions encourues en cas de non-conformité

Le RGPD prévoit des sanctions administratives pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou, pour les entreprises, 4% de leur chiffre d’affaires annuel mondial total. Ces amendes peuvent être prononcées en cas de manquements aux obligations liées :

• Au respect des principes fondamentaux du RGPD
• Aux droits des personnes concernées
• Aux obligations incombant aux responsables du traitement et aux sous-traitants
• Aux transferts internationaux de données
• Au respect des autorités nationales de contrôle et à la coopération entre elles

Comment se mettre en conformité avec le RGPD ?

Pour vous assurer que votre entreprise est conforme au RGPD, voici quelques conseils pratiques :

1. Sensibilisez vos collaborateurs : Organisez des formations ou des ateliers pour faire connaître les enjeux du RGPD et les responsabilités de chacun.
2. Réalisez un audit de vos traitements de données : Identifiez l’ensemble des traitements effectués par votre entreprise, évaluez leur conformité avec le RGPD et identifiez les actions à mettre en œuvre pour y remédier.
3. Mettez en place des processus internes : Établissez des procédures claires pour la gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées, la notification des violations de données et la réalisation des AIPD.
4. Revoyez vos contrats avec vos sous-traitants : Assurez-vous que vos partenaires respectent eux aussi les exigences du RGPD et prévoyez des clauses contractuelles spécifiques en matière de protection des données.
5. Adoptez une approche de protection des données dès la conception (Privacy by Design) : Intégrez les principes du RGPD dans la conception même de vos produits et services, afin de minimiser les risques liés au traitement des données personnelles.

En suivant ces étapes, vous mettrez en place une démarche proactive visant à garantir la conformité de votre entreprise avec le RGPD. N’hésitez pas à solliciter l’aide d’un expert en protection des données pour vous accompagner dans cette démarche complexe et cruciale pour votre activité.